W jakim języku należy wypełnić obowiązek informacyjny?

Wśród administratorów, których obsługuję jako IOD, pojawiają się wątpliwości, w jakim języku powinny być formułowane klauzule informacyjne kierowane do obywateli Ukrainy w kontekście pozyskiwania od nich danych osobowych, np. w związku z przyjęciem do szkoły? Czy wszystkie klauzule informacyjne funkcjonujące w szkole należy przetłumaczyć na język ukraiński (np. klauzula dot. monitoringu wizyjnego, ogólna klauzula informacyjna, klauzula dot. udostępniania danych na podstawie zgody)? W jaki sposób i przez kogo klauzule te powinny zostać przetłumaczone, czy konieczne jest tłumaczenie przysięgłe?

Wypełniając obowiązek informacyjny, należy wziąć pod uwagę zasadę przejrzystości. Została ona wyrażona w art. 5 ust. 1 lit. a RODO, a rozwinięta w art. 12 ust. 1 RODO. Zgodnie z drugim z wymienionych przepisów administrator podejmuje odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem – w szczególności, gdy informacje są kierowane do dziecka – udzielić osobie, której dane dotyczą, wszelkich informacji, o których mowa w art. 13 i 14, oraz prowadzić z nią wszelką komunikację na mocy art. 15–22 i 34 w sprawie przetwarzania. Informacji udziela się na piśmie lub w inny sposób, w tym w stosownych przypadkach – elektronicznie. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, tego zażąda, informacji można udzielić ustnie, o ile innymi sposobami potwierdzi się tożsamość osoby, której dane dotyczą.

Powyższa zasada wraz z zasadami zgodnego z prawem i rzetelnego przetwarzania (art. 5 ust. 1 lit. a RODO) nie bez powodu zajmuje pierwszą pozycję w katalogu zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych (więcej o zasadzie przejrzystości: „Obowiązek informacyjny” - szkolenie dla IOD , 28 lutego 2019 r.). W praktyce oznacza ona, że osoba, której dane dotyczą, powinna zostać poinformowana o podjęciu operacji przetwarzania i jej celach, a także o ryzyku, zasadach, zabezpieczeniach i prawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

Dlatego, jeżeli administrator przetwarza dane osób nieposługujących się językiem polskim, powinien zapewnić, aby klauzule informacyjne były dla nich zrozumiałe, czyli sporządzone w języku, jakiego zwykle używa w komunikacji z tymi osobami. Grupa Robocza Art. 29 w Wytycznych w sprawie przejrzystości na podstawie rozporządzenia 2016/679, WP260 rev. 01 (zob: Wytyczne w sprawie przejrzystości na podstawie rozporządzenia 2016/679, WP260 rev.01) wskazała, że „jeżeli administrator kieruje informacje do osób, których dane dotyczą i które posługują się innym językiem lub innymi językami, należy zapewnić tłumaczenie w tym języku lub tych językach”. W przypadku, gdy administrator przetwarza dane wielu osób posługujących się różnymi językami możliwym rozwiązaniem jest stworzenie - oprócz klauzuli informacyjnej w języku polskim -  klauzuli informacyjnej w języku uniwersalnym takim, jak np. język angielski. W sytuacji gdy administrator będzie przetwarzał dane obywateli jednego kraju, np. Ukrainy, powinien  zapewnić, aby informacje, o których mowa w art. 13 lub 14 RODO były przekazywane tym osobom w języku dla nich zrozumiałym.

Brak jest przepisów prawa, które wskazywałyby, w jaki sposób powinny zostać przetłumaczone klauzule informacyjne. Jednakże - jak wskazała Grupa Robocza Art. 29 w ww. Wytycznych w sprawie przejrzystości (str. 11) - jeżeli informacje są tłumaczone na język obcy, administrator danych powinien zapewnić, by wszystkie tłumaczenia były wierne oraz by frazeologia i składnia tekstów w języku obcym były zrozumiałe, tak by nie trzeba było rozszyfrowywać znaczenia przetłumaczonego tekstu lub dokonywać jego reinterpretacji. Administrator jest zobowiązany podejmować odpowiednie decyzje co do szczegółowych, przyjmowanych w konkretnej organizacji rozwiązań.

Analogicznie należy się odnieść do pytania, które klauzule powinny być przetłumaczone, ponieważ zależy to od tego, w jakich rzeczywistych celach dane osobowe Ukraińców będą przetwarzane. Również i w tym zakresie administrator musi dokonać analizy i oceny, uwzględniając konkretne okoliczności przetwarzania danych oraz wyżej wskazane zasady rzetelności, zgodności z prawem i przejrzystości. W dużej mierze zależy to od tego, jakie zadania administrator realizuje i jakie dane oraz jakiej kategorii osób - w związku z tymi zadaniami - przetwarza.

2022-04-07