Jak prawidłowo usuwać dane pozyskane dla przyznania Karty Dużej Rodziny?

Uprzejmie proszę o wskazówki, w jaki sposób należy usunąć dane osoby, która utraciła prawo do posiadania Karty Dużej Rodziny (dalej KDR) z wniosku oraz innych dokumentów potwierdzających prawo do przyznania Karty, gdy prawo utraciła tylko jedna osoba? Zgodnie z ustawą o Karcie Dużej Rodziny (art. 21 ust. 4 i 5) dane osobowe są usuwane z wniosku o przyznanie KDR oraz innych dokumentów potwierdzających prawo przyznania KDR. Usunięcie odbywa się niezwłocznie po okresach wskazanych w ustawie. Jeżeli prawo do KDR traci tylko jedna z osób ujętych we wniosku, to jak prawidłowo usunąć jej dane, pozostawiając dane pozostałych osób? Czy należy je wymazywać korektorem?

Zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania (retencji) sformułowaną w art. 5 ust. 1 lit. e RODO, dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w są one przetwarzane. Administrator zobowiązany jest zatem ustalić, przez jaki okres może posiadać dane osobowe przetwarzane w określonym celu oraz jakie czynności musi podjąć po upływie tego okresu. W odniesieniu do niektórych danych kwestia ta wynika wprost z przepisów prawa.

Zgodnie z art. 21 ust. 4 ustawy o Karcie Dużej Rodziny, nazywanej dalej „ustawą o KDR”, dane osobowe, o których mowa w ust. 1 tego artykułu, są przetwarzane przez okres 1 roku od dnia utraty prawa do korzystania z Karty Dużej Rodziny, z wyjątkiem informacji dotyczących osób, którym Karta nie została przyznana, które przetwarza się przez okres 1 roku od dnia, w którym decyzja odmawiająca prawa do Karty stała się ostateczna. Ponadto w myśl art. 21 ust. 5 ustawy o KDR, dane osobowe, o których mowa w ust. 1 tego artykułu, wraz z wnioskiem o przyznanie Karty i dokumentami potwierdzającymi prawo do przyznania Karty, usuwa się niezwłocznie po upływie okresów przetwarzania, o których mowa w ust. 4.

Odnosząc się do kwestii usuwania danych wówczas, gdy we wniosku o przyznanie karty zawarte byłyby - poza danymi osoby, która utraciła prawo do korzystania z karty - dane innych osób uprawnionych nadal do korzystania z karty, wskazuję, że usuwanie niektórych danych (w tym przypadku danych dotyczących osoby, która utraciła prawo do korzystania z karty) z takiego wniosku, wydaje się działaniem niewłaściwym i wpłynęłoby na integralność tego dokumentu. Organ nie powinien ingerować w treść dokumentów, które otrzymuje od strony lub innego podmiotu. Jeżeli zatem prawo do korzystania z karty traci jedna z osób ujętych we wniosku, wówczas taki wniosek powinien zostać usunięty dopiero wówczas, gdy wszystkie osoby, których dane ten wniosek zawiera, utracą prawo do korzystania z karty.

Warto nadmienić, że każda decyzja podjęta w tej materii przez administratora powinna uwzględniać zasadę rozliczalności sformułowaną w art. 5 ust. 2 RODO, zgodnie z którą administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie zasad przetwarzania danych określonych w ustępie 1 tego artykułu i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie. Pomocne w przestrzeganiu zasady ograniczenia przechowywania jest opracowanie i wdrożenie odpowiednich procedur związanych z usuwaniem danych osobowych.

2021-07-29