Czy uczelnia może udostępnić dane studentów wyłącznie w oparciu o ustawę o Straży Granicznej?

Nasza uczelnia (będąca uczelnią niepubliczną) otrzymała od Straży Granicznej pismo, zawierające wniosek o udostępnienie danych studentów, w związku z prowadzoną sprawą. Jako podstawę prawną wniosku wskazano wyłącznie przepisy ustawy o Straży Granicznej. Czy istotnie w przypadku uczelni dopuszczalność udostępnienia danych osobowych studentów należy rozpatrywać wyłącznie w oparciu o przepisy tej ustawy?

Każdy wniosek o udostępnienie danych wymaga indywidualnej analizy. Rozpatrujący go administrator, który podejmuje ostateczną decyzję w tej sprawie, musi wziąć przy tym pod uwagę konkretne okoliczności faktyczne i prawne, w tym obowiązujące przepisy prawa, rodzaj danych osobowych, cel oraz uzasadnienie potrzeby posiadania danych przez podmiot, który występuje o ich udostępnienie. Analiza otrzymanego wniosku pod kątem wskazanej podstawy prawnej powinna za każdym razem obejmować sprawdzenie przez administratora wskazanego przepisu prawa i ocenę, czy faktycznie wynika z niego uprawnienie wnioskodawcy. 

Warto wówczas mieć na uwadze określoną w art. 7 Konstytucji RP zasadę działania organów publicznych na podstawie i w granicach prawa, organ publiczny nie może domniemywać swoich kompetencji jeśli nie wynikają one wprost z przepisu prawa. Dlatego gdy o udostępnienie danych osobowych występuje podmiot realizujący zadania publiczne, powinien w pierwszej kolejności wyraźnie wskazać przepisy uprawniające go do pozyskania danych. W przypadku zaś stwierdzenia braku podstawy prawnej do udostępnienia danych osobowych, administrator nie powinien takich danych udostępnić.

Pytanie inspektora dotyczy wątpliwości w zakresie podstawy prawnej do udostępniania przez uczelnię niepubliczną na rzecz Straży Granicznej danych osobowych studentów.

W przypadku organów Straży Granicznej kwestie uprawnień do pozyskiwania danych osobowych należy rozpatrywać w szczególności w oparciu o przepisy ustawy o Straży Granicznej. Należy jednak zwrócić uwagę, że w przypadku udostępniania danych osobowych studentów, decydujące znaczenie mogą mieć przepisy ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz aktów wykonawczych do tej ustawy. Przepisy te określają bowiem m.in. podmioty uprawnione oraz warunki, na jakich mogą mieć one dostęp do danych osobowych studentów. W szczególności zgodnie z art. 344 ust. 3 pkt 4c tej ustawy, dostęp do danych zawartych w wykazie studentów (który stanowi bazę danych wchodzącą w skład Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on, nazywany "Systemem POL-on") przysługuje Komendantowi Głównemu Straży Granicznej oraz komendantom oddziałów Straży Granicznej i komendantom placówek Straży Granicznej - w celu realizacji ich zadań, w szczególności określonych w art. 1 ust. 2 pkt 2a ustawy o Straży Granicznej - w zakresie danych, o których mowa w ust. 1 art. 344.

Natomiast tryb i sposób udostępniania danych z tego wykazu określa rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on. W szczególności zgodnie z § 17 ust. 4 tego rozporządzenia uprawnione podmioty (w tym organy Straży Granicznej), które chcą posiadać dostęp do danych zawartych w tym systemie, powinny złożyć do Ministra Edukacji i Nauki wniosek o założenie konta w systemie POL-on.

Podsumowując można wskazać, że jeżeli przesłany przez Straż Graniczną wniosek o udostępnienie danych osobowych budzi wątpliwości pod względem jego podstaw prawnych, dobrym rozwiązaniem jest zwrócenie się do wnioskodawcy o wyjaśnienie tych wątpliwości. Straż Graniczna bowiem ma prawo przetwarzać dane osobowe w związku z prowadzonymi czynnościami, jednak w każdym przypadku musi legitymować się podstawą prawą swoich działań. Jednocześnie warto mieć na uwadze, że administrator, do którego zwrócono się o udostępnienie danych, powinien dokonać oceny podstawy prawnej wskazanej przez wnioskodawcę, a także oceny, czy wnioskowane dane osobowe nie podlegają szczególnej regulacji w zakresie ich udostępniania. W przedstawionym przypadku należy dodatkowo dokonać analizy regulacji zawartych w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Zgromadzenie powyższych informacji pozwoli administratorowi na dokonanie szczegółowej analizy dopuszczalności takiego udostępnienia. 

2021-06-28