Jaka jest podstawa przetwarzania danych studentów, którym udziela się pomocy materialnej?

Jaka jest podstawa przetwarzania danych studentów w przypadku przyznawania im pomocy materialnej przez uczelnię? Uczelnia, w której pełnię funkcję IOD zamierza utworzyć Biuro  ds. Obsługi Osób Niepełnosprawnych. Do zadań biura ma należeć wspieranie studentów w trudnych sytuacjach życiowych, w tym udzielenie pomocy materialnej bądź pomocy psychologicznej. Czy właściwą przesłanką przetwarzania danych osobowych będzie zgoda?

Zgodnie z przepisami RODO, podmiot może przetwarzać  dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy istnieje podstawa prawna przetwarzania danych. Przetwarzanie tzw. danych zwykłych może się odbywać jedynie po spełnieniu jednego z warunków określonych w art. 6 RODO, a w przypadku szczególnej kategorii danych osobowych i danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych po spełnieniu przesłanek określonych w art. 9 i 10 RODO.

Jednym z praw studenta jest możliwość ubiegania się o przyznanie pomocy materialnej. W art. 86 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce ( Dz. U. z 2021 r. poz. 478 z późn. zm.) zostały wskazane formy tej pomocy tj. stypendium  socjalne; stypendium dla osób niepełnosprawnych; zapomoga; stypendium rektora; stypendium finansowane przez jednostkę samorządu terytorialnego; stypendium za wyniki w nauce lub w sporcie finansowane przez osobę fizyczną lub osobę prawną niebędącą państwową ani samorządową osobą prawną.

Właściwą przesłanką przetwarzania danych zwykłych w przypadku prowadzenia postępowania w celu przyznania pomocy materialnej studentowi przez uczelnię jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a w przypadku danych szczególnej kategorii jest art. 9 ust. 2 lit. g RODO w powiązaniu z art. 86 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce.

Odnosząc się do drugiej części pytania dotyczącej odbierania zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Biuro w związku ze świadczeniem pomocy psychologicznej studentom oraz pomagania w trudnych sytuacjach życiowych wskazać należy, że Europejska Rada Ochrony Danych w wytycznych z 4 maja 2020 r. dotyczących zgody wskazała, że administratorzy, chcąc przetwarzać szczególne kategorie danych osobowych, w pierwszej kolejności powinni zbadać konkretne wyjątki przewidziane w art. 9 ust. 2 lit. b–j RODO. Jeżeli żaden z nich nie będzie miał zastosowania, wówczas jedyną możliwą przesłanką uprawniającą do przetwarzania takich danych jest uzyskanie wyraźniej zgody, spełniającej przewidziane w RODO warunki (wytyczne dostępne są na stronie Europejskiej Rady Ochrony Danych pod linkiem: https://edpb.europa.eu/our-work-tools/our-documents/guidelines/guidelines-052020-consent-under-regulation-2016679_pl).

Wobec powyższego zanim administrator podejmie decyzję, aby opierać przetwarzanie szczególnych kategorii danych na zgodzie, powinien wcześniej dokonać analizy innych przesłanek.

2021-04-29