Czy pracownik działu kadr urzędu gminy może przetwarzać dane kierowników jednostek organizacyjnych?

Czy pracownicy działu kadr urzędu gminy mogą przetwarzać dane osobowe (w tym dotyczące wynagrodzeń) przygotowując dokumenty w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do kierowników gminnych jednostek organizacyjnych (z wyłączeniem dyrektorów samorządowych instytucji kultury)? Czy w związku z tym pomiędzy daną gminną jednostką organizacyjną a wójtem (burmistrzem, prezydentem) powinna zostać podpisana umowa powierzenia lub porozumienie o współadministrowaniu?

Zgodnie z brzmieniem art. 3 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawcą – obok osoby fizycznej – może być każda jednostka organizacyjna zatrudniająca pracowników, nawet nieposiadająca osobowości prawnej.

Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 20 października 1998 r., I PKN 390/98, stwierdził, że gminny ośrodek pomocy społecznej, jako jednostka organizacyjna zatrudniająca pracowników, jest pracodawcą w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy, również wobec kierownika ośrodka, choćby kompetencja do jego zatrudnienia i zwolnienia należała do zarządu gminy, a kompetencja do wydawania poleceń dotyczących pracy przysługiwała burmistrzowi (wójtowi). W uzasadnieniu orzeczenia wskazano, że ośrodek jest w miejskiej gminie wyodrębnioną jednostką organizacyjną, samodzielnie zatrudniającą swoich pracowników, a więc spełnia przesłanki określone w art. 3 k.p.

Ponadto Sąd Najwyższy w powyższym orzeczeniu wyjaśnił, że kwestię statusu jednostki organizacyjnej jako pracodawcy (art. 3 k.p.) należy odróżniać od sprawy organów lub osób upoważnionych do dokonywania za tego pracodawcę czynności z zakresu stosunku pracy (art. 3¹ k.p.). A zatem dla kierownika gminnej jednostki organizacyjnej stanowiącej jednostkę organizacyjną gminy pracodawcą jest ta gminna jednostka organizacyjna, natomiast uprawnionym do dokonywania za tę jednostkę czynności z zakresu prawa pracy wobec kierownika samorządowej jednostki organizacyjnej, jest wójt gminy (art. 7 pkt 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, dalej: u.p.s.).

Jak wskazuje M. Tomaszewska (Komentarz do ustawy o pracownikach samorządowych [w:] Prawo urzędnicze. Komentarz, red. K. W. Baran, Warszawa 2014, art. 7.) przez kategorię pojęciową "dokonywania czynności z zakresu prawa pracy" rozumie się następujące czynności prawne:

- oświadczenie woli (takie np. jak oświadczenie o zawarciu umowy o pracę, wypowiedzenie stosunku pracy, wypowiedzenie zmieniające),

- tzw. działania prawne niebędące oświadczeniami woli w ścisłym tego słowa znaczeniu, lecz mające doniosłość prawną, tzn. powodujące określony skutek w sferze zatrudnienia (np. udzielenie i odwołanie z urlopu, przeniesienie pracownika do innej pracy, zastosowanie wobec pracownika kary za nieprzestrzeganie ustalonego porządku, regulaminu pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych),

- czy wreszcie oświadczenie wiedzy (np. wystawienie świadectwa pracy).

Ponadto jak wynika z art. 30 ust. 2 pkt 5 w zw. z art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.) to do ustawowych zadań własnych wójta (burmistrza, prezydenta miasta) należy, m.in. zatrudnianie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

Wójt (burmistrz, prezydent miasta) jako kierownik urzędu gminy, wykonuje również uprawnienia zwierzchnika służbowego nie tylko w stosunku do pracowników urzędu gminy, ale także w stosunku do kierowników gminnych jednostek organizacyjnych (art. 33 ust. 5 u.s.g. oraz art. 7 pkt 1 i 3 u.p.s.).

Z kolei, z art. 39 ust. 3 u.p.s. wynikają szczególne uprawnienia, jakie ustawodawca przyznał wójtom (burmistrzom, prezydentom miast), jak również starostom i marszałkom w zakresie wydawania przez nich zarządzeń określających maksymalne miesięczne wynagrodzenie kierowników jednostek budżetowych, gospodarstw pomocniczych tych jednostek oraz zakładów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego. Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek mogą określić w treści danego aktu, samodzielnie, obok wynagrodzenia zasadniczego (podstawowego) również dodatkowe jego składniki, o ile uznają za stosowne przyznanie tychże składników. Należy bowiem zauważyć, że zgodnie z art. 36 ust. 4 i ust. 5 u.p.s. pracownikowi samorządowemu może zostać przyznany dodatek funkcyjny oraz dodatek specjalny (ten ostatni z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań), a zatem wskazane dodatki nie posiadają charakteru obligatoryjnego. Podobnie z literalnego brzmienia art. 36 ust. 6 ww. ustawy wynika, że również nagroda jest świadczeniem fakultatywnym - może zostać przyznana pracownikom samorządowym, dla których podstawę zatrudnienia stanowi powołanie lub umowa o pracę, za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej (odpowiedź sekretarza stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji na zapytanie nr 4267 w sprawie interpretacji przepisów dotyczących wynagradzania kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych;http://orka2.sejm.gov.pl/IZ6.nsf/main/1CB197A4).

Mając powyższe na uwadze należy wskazać, że administratorem przetwarzanych danych osobowych kierownika danej jednostki organizacyjnej jest ta jednostka jako pracodawca, ale także wójt (burmistrz, prezydent miasta),niebędący pracodawcą, a jedynie dokonujący konkretnych, wskazanych w przepisach czynności z zakresu prawa pracy, ponieważ „Do zadań wójta należy w szczególności: (...) zatrudnianie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych". Będą to zatem oddzielni administratorzy wykonujący zadania na podstawie odrębnych przepisów i nie będzie tutaj zachodziła relacja współadministrowania, o której mowa w art. 26 RODO.

Jednocześnie należy wskazać, że zgodnie z art. 33 ust. 1 u.s.g. wójt wykonuje zadania przy pomocy urzędu gminy, jest też kierownikiem urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników urzędu, w tym pracowników działu kadr.

Zgodnie z art. 29 RODO, podmiot przetwarzający oraz każda osoba działająca z upoważnienia administratora lub podmiotu przetwarzającego i mająca dostęp do danych osobowych przetwarzają je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego. Przepis ten adresowany jest do podmiotów przetwarzających, a także do osób działających z upoważnienia administratora lub podmiotu przetwarzającego, mających dostęp do danych osobowych (pracowników, w tym pracowników działu kadr, osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, stażystów, praktykantów, wolontariuszy). Osoby te charakteryzuje pewna zależność od administratora. Właśnie takim osobom administrator może nadać imienne upoważnienie do przetwarzania danych, jeśli przyjął je jako środek organizacyjny służący zapewnieniu kontroli nad dostępem do danych osobowych (więcej informacji na temat upoważnień można znaleźć w zamieszczonej na stronie internetowej UODO zakładce Inspektor Ochrony Danych/Zadania IOD m.in. w odpowiedzi na pytanie Czy administrator powinien udzielać upoważnień do przetwarzania danych?). Wobec powyższego pracownik działu kadr urzędu gminy może przetwarzać dane osobowe kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, w tym danych dotyczących ich wynagrodzenia, na polecenie administratora – wójta (burmistrza, prezydenta miasta).

2021-03-03