Jaka jest podstawa do przetwarzania przez poradnie psychologiczne szczególnych kategorii danych?

Czy poradnie psychologiczno–pedagogiczne, przetwarzając dane o stanie zdrowia na potrzeby realizowanej pomocy psychologiczno–pedagogicznej (w tym przeprowadzania diagnozy i sporządzania opinii oraz orzeczeń), mogą stosować którąkolwiek inną przesłankę, niż określona w art. 9 ust. 2 lit. a RODO?

Europejska Rada Ochrony Danych w wytycznych z 4 maja 2020 r. dotyczących zgody wskazała, że administratorzy, chcąc przetwarzać szczególne kategorie danych osobowych, w pierwszej kolejności powinni zbadać konkretne wyjątki przewidziane w art. 9 ust. 2 lit. b)–j) RODO. Jeżeli żaden z nich nie będzie miał zastosowania, wówczas jedyną możliwą przesłanką uprawniającą do przetwarzania takich danych jest uzyskanie wyraźniej zgody, spełniającej przewidziane w RODO warunki (wytyczne dostępne są na stronie Europejskiej Rady Ochrony Danych pod linkiem: https://edpb.europa.eu/our-work-tools/our-documents/guidelines/guidelines-052020-consent-under-regulation-2016679_pl). Wobec powyższego zanim administrator podejmie decyzję, aby opierać przetwarzanie szczególnych kategorii danych na zgodzie, powinien wcześniej dokonać analizy innych przesłanek.

Przepisy regulujące działalność poradni psychologiczno-pedagogicznych znaleźć można przede wszystkim w ustawie Prawo oświatowe oraz w rozporządzeniach wykonawczych.

Zgodnie z art. 2 pkt 6 ustawy Prawo oświatowe, poradnie psychologiczno-pedagogiczne, w tym poradnie specjalistyczne, udzielające dzieciom, młodzieży, rodzicom i nauczycielom pomocy psychologiczno-pedagogicznej, a także pomocy uczniom w wyborze kierunku kształcenia i zawodu, wchodzą w skład systemu oświaty.

Ustawa Prawo oświatowe nie zawiera kompleksowego uregulowania zasad działania poradni psychologiczno-pedagogicznych. W ustawie tej znaleźć można natomiast przepisy, z których wynika, iż w określonych sytuacjach niezbędne jest przedstawienie opinii lub orzeczenia wydanego przez taką poradnię, np. zgodnie z art. 36 ust. 1 i 2, na wniosek rodziców naukę w szkole podstawowej może także rozpocząć dziecko, które w danym roku kalendarzowym kończy 6 lat, jeżeli dziecko posiada opinię o możliwości rozpoczęcia nauki w szkole podstawowej, wydaną przez publiczną poradnię psychologiczno-pedagogiczną albo niepubliczną poradnię psychologiczno-pedagogiczną. Zgodnie zaś z art. 115 ust. 1, na wniosek lub za zgodą rodziców albo pełnoletniego ucznia dyrektor szkoły, po zasięgnięciu opinii rady pedagogicznej i publicznej poradni psychologiczno-pedagogicznej, w tym poradni specjalistycznej, może zezwolić uczniowi na indywidualny program lub tok nauki oraz wyznaczyć nauczyciela – opiekuna.

W innych przepisach ustawy wskazywane są zaś uprawnienia poradni publicznych i niepublicznych do wydawania określonych opinii oraz orzeczeń. Zgodnie np. z art. 127 ust. 10, opinie o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka oraz orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego albo indywidualnego obowiązkowego rocznego przygotowania przedszkolnego i indywidualnego nauczania, a także o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych wydają zespoły orzekające działające w publicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych, w tym w poradniach specjalistycznych. Przepis ten określa również, jakie informacje powinno zawierać orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego.

Zgodnie natomiast z ustępem 11 powyższego przepisu, opinie w sprawie dostosowania wymagań edukacyjnych wynikających z programu nauczania do indywidualnych potrzeb ucznia, u którego stwierdzono specyficzne trudności w uczeniu się, uniemożliwiające sprostanie tym wymaganiom, wydają również niepubliczne poradnie psychologiczno-pedagogiczne, w tym niepubliczne specjalistyczne poradnie psychologiczno-pedagogiczne.

Szczegółowe zasady działania poradni publicznych oraz wydawania przez nie orzeczeń i opinii zawarte są w rozporządzeniach wykonawczych, w szczególności w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 1 lutego 2013 r. w sprawie szczegółowych zasad działania publicznych poradni psychologiczno-pedagogicznych, w tym publicznych poradni specjalistycznych oraz w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 września 2017 r. w sprawie orzeczeń i opinii wydawanych przez zespoły orzekające działające w publicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych.

Zgodnie z § 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad działania publicznych poradni psychologiczno-pedagogicznych, poradnie psychologiczno-pedagogiczne diagnozują dzieci i młodzież oraz udzielają dzieciom i młodzieży oraz rodzicom bezpośredniej pomocy psychologiczno-pedagogicznej. Ponadto realizują zadania profilaktyczne i wspierające wychowawczą i edukacyjną funkcję przedszkola, szkoły i placówki, w tym wspierają nauczycieli w rozwiązywaniu problemów dydaktycznych i wychowawczych. Poradnie psychologiczno-pedagogiczne również organizują i prowadzą wspomaganie przedszkoli, szkół i placówek w zakresie realizacji zadań dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych.

Efektem diagnozowania dzieci i uczniów są m.in. wydawane przez poradnie opinie oraz orzeczenia. Zgodnie § 5 rozporządzenia w sprawie orzeczeń i opinii wydawanych przez zespoły orzekające działające w publicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych, poradnia wydaje opinię i orzeczenie na pisemny wniosek rodzica dziecka albo pełnoletniego ucznia. Złożenie takiego wniosku nie jest obowiązkowe, tak samo jak korzystanie z pomocy, którą oferuje poradnia. Jest to dobrowolna decyzja rodziców dziecka albo pełnoletniego ucznia. W § 6 tego rozporządzenia wskazano informacje, jakie powinien zawierać wniosek o wydanie opinii lub orzeczenia. Zgodnie z ust. 4 tego przepisu, jeżeli do wydania orzeczenia lub opinii jest niezbędna informacja o stanie zdrowia dziecka lub ucznia, wnioskodawca dołącza do wniosku wydane przez lekarza zaświadczenie o stanie zdrowia dziecka lub ucznia.

W celu udzielania przez poradnie pomocy psychologiczno-pedagogicznej, o której mowa w ustawie Prawo oświatowe, niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych, w tym szczególnych kategorii tych danych (np. informacji o stanie zdrowia).

W przypadku przetwarzania przez poradnię szczególnych kategorii danych w celu udzielenia pomocy psychologiczno-pedagogicznej przesłankę legalizującą stanowić będzie art. 9 ust. 2 lit. g RODO, tj. przetwarzanie to jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą. W przypadku tej przesłanki niezbędne jest wskazywanie dodatkowo przepisów prawa konkretyzujących zadania poradni.

Z inną sytuacją mamy do czynienia wówczas, gdy rodzice podejmują decyzję o tym, że złożą orzeczenie lub opinię w jednostce systemu oświaty, do której uczęszcza ich dziecko. Zgodnie bowiem z § 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad działania publicznych poradni psychologiczno-pedagogicznych, w tym publicznych poradni specjalistycznych w przypadku, gdy opinia dotyczy dziecka uczęszczającego do przedszkola, szkoły lub placówki albo pełnoletniego ucznia uczęszczającego do szkoły lub placówki, na pisemny wniosek odpowiednio rodziców albo pełnoletniego ucznia, poradnia przekazuje kopię opinii do przedszkola, szkoły lub placówki, do której dziecko albo pełnoletni uczeń uczęszcza. Oznacza to, że dane dotyczące dziecka są przekazywane między ww. administratorami jedynie na podstawie zgody rodziców albo pełnoletniego ucznia.

Uwagę zwrócić także należy na treść § 6 ust. 2 pkt 1 powołanego wyżej rozporządzenia w sprawie orzeczeń i opinii wydawanych przez zespoły orzekające działające w publicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych, w którym wskazano, że wniosek o wydanie orzeczenia lub opinii zawiera także oświadczenie wnioskodawcy o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, o której mowa w art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922), w celu wydania orzeczenia lub opinii.

Odnosząc się do treści tego przepisu zauważyć należy, że jeszcze Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych na etapie opiniowania projektu ww. rozporządzenia zgłaszał uwagi co do treści tego przepisu. GIODO wskazał wówczas, że „co do zasady, jeśli przetwarzanie danych osobowych nie ma podstaw w przepisach prawa, wtedy zgoda osoby, której dane są przetwarzane, jest wymagana. Projektodawca powinien natomiast stworzyć takie regulacje w przepisach ustawy, aby wymóg udostępniania określonych danych osobowych miał podstawę w przepisach prawa (zasada praworządności, legalizmu). Jeżeli przetwarzanie danych osobowych ma swoje uzasadnienie w obowiązujących przepisach prawa, określających podstawę prawną, cel i zakres przetwarzanych danych - odbieranie zgody na takie przetwarzanie nie jest prawidłowe. Jeżeli zaś określone w projekcie rozporządzenia informacje, do których przedłożenia są zobligowane osoby ubiegające się o wydanie orzeczenia lub opinii nie wynikają z ustawy lub jeśli tylko niektóre z nich wynikają z jej przepisów, to rozwiązanie polegające na przetwarzaniu tych danych na podstawie zgody jest niedopuszczalne. To przepisy powszechnie obowiązującego prawa powinny w sposób wyczerpujący wyznaczyć zasady przetwarzania danych osobowych. Przepisy nie powinny być uzupełniane czy zastępowane mocą oświadczeń woli osób, których dane dotyczą, tym bardziej że zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być odwołana w każdym czasie.” Uwagi te nie zostały jednak przez projektodawcę uwzględnione (treść powołanego wyżej pisma zamieszczona jest na stronie archiwalnej GIODO pod linkiem https://archiwum.giodo.gov.pl/pl/1520275/10092).

Wobec powyższego należy przyjąć, że podstawą do przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych w celu wydania orzeczenialubopinii nie powinna być zgoda, lecz wskazana wyżej przesłanka z art. 9 ust. 2 lit. g RODO w związku z odpowiednimi przepisami ustawy Prawo oświatowe.

2020-08-10