Czy do pism w postępowaniu administracyjnym należy dołączać „rozdzielniki”?

Proszę o informację, jakie w tej chwili jest stanowisko UODO w sprawie rozdzielnika do decyzji administracyjnej. Czy w decyzji skierowanej do osoby fizycznej - strony postępowania umieszczamy wg rozdzielnika (do wiadomości) dane osobowe, tj. imię, nazwisko, adres innej osoby fizycznej będącej kolejną stroną w tym samym postępowaniu? Śledzę Waszą stronę na bieżąco, ale być może coś umknęło mej uwadze. Czy informację umieszczoną w drugim linku mam interpretować w ten sposób, że jednak strony postępowania umieszczamy pod decyzją?

https://archiwum.giodo.gov.pl/318/id_art/1838/j/pl

https://uodo.gov.pl/pl/138/561

W obecnym stanie prawnym co do zasady aktualność zachowuje stanowisko prezentowane przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych jeszcze przed wejściem w życie RODO. Zgodnie z tym stanowiskiem, dołączanie do pism w postępowaniu administracyjnym „rozdzielników” zawierających dane wszystkich uczestników postępowania (w tym także osób niebędących stronami postępowania) jest błędną praktyką. Może bowiem prowadzić do ujawnienia danych osobowych w sposób naruszający przepisy procedury administracyjnej (stanowisko to zawarte jest w materiale „Czy rozsyłanie „rozdzielników” do uczestników postępowań administracyjnych nie narusza przepisów ustawy o ochronie danych osobowych?” dostępnym na archiwalnej stronie GIODO pod adresem https://archiwum.giodo.gov.pl/pl/400/1838).

GIODO wskazywał w nim, iż osiągnięcie efektu zapewnienia stronom postępowania administracyjnego realizacji przysługujących im uprawnień (prawa do informacji na temat toczącego się postępowania) jest możliwe poprzez wysyłanie pism (zawiadomień, postanowień, decyzji) bez załączania rozdzielnika otrzymujących je osób, który to wykaz jest ważny głównie dla organu prowadzącego postępowanie. GIODO podkreślił w swym stanowisku, iż wprawdzie przepisy KPA przewidują dopuszczalność zapoznania się przez stronę w toku postępowania administracyjnego z danymi innych uczestników tego postępowania oraz nakładają na organy administracji publicznej obowiązek należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego, jednak żaden z przepisów KPA nie nakazuje umieszczania w korespondencji kierowanej do poszczególnych uczestników toczącego się postępowania rozdzielnika zawierającego dane osobowe jego wszystkich uczestników. W związku z tym bezsporne pozostaje, że strony w toczącym się postępowaniu administracyjnym są uprawnione do zapoznawania się z informacjami zawartymi w materiale zgromadzonym w tym postępowaniu, w tym z danymi osobowymi identyfikującymi pozostałe strony. Jednak oznaczenie wszystkich stron postępowania albo innych osób biorących udział w postępowaniu powinno mieć miejsce w samej treści rozstrzygnięcia administracyjnego, nie zaś za pomocą odrębnych wykazów zawierających szczegółowe dane osobowe.

Zaznaczyć także należy, że oznaczenie stron postępowania musi spełniać wymogi zasady minimalizacji danych, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c RODO – m.in. co do zasady nie powinno zawierać numeru PESEL (o czym szerzej można przeczytać w powołanym przez Panią materiale „Decyzje administracyjne bez numeru PESEL” dostępnym na stronie UODO pod adresem http://uodo.gov.pl/pl/138/561).

2020-08-10