Czy z sołtysem należy zawierać umowę powierzenia?

Czy sołtys, który realizuje zadania publiczne, takie jak doręczanie korespondencji, decyzji podatkowych, czy realizuje zadania inkasenta, a w związku z tym posiada dostęp do danych osobowych, które znajdują się w dyspozycji wójta (administratora danych) będzie musiał mieć umowę powierzenia? Czy wystarczająca jest forma udzielenia mu przez wójta upoważnienia do przetwarzania danych osobowych?

Przy ocenie, czy w danej sytuacji administrator powinien udzielić upoważnienia do przetwarzania danych, czy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania, decydujące znaczenie ma charakter relacji łączącej te podmioty.

Zgodnie z art. 29 RODO, podmiot przetwarzający oraz każda osoba działająca z upoważnienia administratora lub podmiotu przetwarzającego i mająca dostęp do danych osobowych przetwarzają je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego. Przepis ten adresowany jest do podmiotów przetwarzających, a także do osób działających z upoważnienia administratora lub podmiotu przetwarzającego, mających dostęp do danych osobowych (pracowników, osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, stażystów, praktykantów, wolontariuszy). Osoby te charakteryzuje pewna zależność od administratora. Właśnie takim osobom administrator może nadać imienne upoważnienie do przetwarzania danych, jeśli przyjął taki sposób wykazywania, że osoby te działają z jego upoważnienia.

Analizując natomiast zagadnienie powierzenia przetwarzania danych wskazać należy, że współpraca pomiędzy administratorem i podmiotem przetwarzającym nie zawiera w sobie podległości wobec administratora. Sytuacja taka występuje zazwyczaj w przypadku podejmowania współpracy z podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą w formie zarówno jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i spółki. Przykładami takiej współpracy, w związku z którą powinna zostać zawarta umowa dotycząca powierzenia przetwarzania danych osobowych, jest współpraca z biurem księgowym czy firmą informatyczną.

Sołtys jest organem wykonawczym sołectwa, które jest jednostką pomocniczą gminy tworzoną przez radę gminy w drodze uchwały. Zgodnie z art. 35 ustawy o samorządzie gminnym, rada gminy w odrębnym statucie określa organizację i zakres działania jednostki pomocniczej. Statut powinien zawierać zaś m.in.: organizację oraz zadania jednostki pomocniczej, zakres zadań przekazywanych jednostce przez gminę i sposób ich realizacji, zakres i formy kontroli oraz nadzoru organów gminy nad działalnością organów jednostki pomocniczej.

Zgodnie z art. 6 ust. 12 i art. 19 ust. 2 ustawy podatkach i opłatach lokalnych, rada gminy może zarządzić pobór opłat i podatków lokalnych w drodze inkasa. W takiej uchwale, rada gminy może również określić inkasentów i wysokość wynagrodzenia za inkaso, a także może wprowadzić obowiązek prowadzenia przez inkasentów ewidencji osób, zobowiązanych do uiszczania opłaty miejscowej oraz określić szczegółowy zakres danych zawartych w tej ewidencji.

Zgodnie z art. 9 ustawy Ordynacja podatkowa, inkasentem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana do pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Zgodnie zaś z art. 144 §  4 ustawy Ordynacja podatkowa, w przypadku gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pisma może doręczać sołtys, za pokwitowaniem.

W przedstawionej w pytaniu sytuacji na inkasenta wyznaczony został sołtys. Pełni on też funkcję doręczyciela.

Sołtys, działając jako inkasent, przetwarza dane osobowe osób zobowiązanych do uiszczania opłat i podatków, zawarte w nakazach płatniczych, czy też otrzymanym wykazie mieszkańców miejscowości, kwitariuszu oraz prowadzonej przez siebie ewidencji. Zaś doręczając pisma, przetwarza dane ich adresatów.

Jak wyżej wskazano środki organizacyjne, którymi mogą być również upoważnienia, powinny dotyczyć nie tylko osób na stałe zatrudnionych u administratora danych, ale także osób, którym administrator zlecił określone prace i które z tego powodu mają mieć dostęp do danych osobowych.

Sołtys, jako osoba stojąca na czele sołectwa, będącego jednostką pomocniczą, nie jest co do zasady pracownikiem samorządowym. Przepisy prawa nie przewidują też zakazu zatrudniania sołtysa przez jego macierzystą gminę (tj. urząd gminny) na innym stanowisku na podstawie umowy o pracę lub na podstawie innych umów cywilno-prawnych.

Wobec powyższego można przyjąć, że w przypadku zlecenia sołtysowi zadań inkasenta lub doręczyciela właściwe będzie uznanie, iż wykonuje on te zadania w ramach quasi zatrudnienia, a co za tym idzie udzielenie mu upoważnienia do przetwarzania danych (o ile administrator przyjął je jako środek organizacyjny służący zapewnieniu kontroli nad dostępem do danych osobowych).

Podsumowując można przyjąć, że z jednej strony sołtys występuje jako wykonawca uchwał rady gminy, z drugiej reprezentuje sołectwo przed organami gminy.

Wobec powyższego w przypadkach gdy sołtys będzie działał w celu wykonywania zadań wskazanych w ustawach (np. ustawy Ordynacja podatkowa), uchwałach rady gminy, zarządzeniach wójta zgodnie z statutem sołectwa będzie on reprezentował gminę przed mieszkańcami i może działać na podstawie upoważnienia od wójta np. jako inkasent lub doręczyciel. Gdy sołtys będzie realizował inne zadania wynikające ze statutu sołectwa związane z reprezentacją mieszkańców sołectwa przed gminą, wówczas dojść może do sytuacji, w której sołtys lub sołectwo – ze względu na okoliczności danego przypadku – będzie mogło zostać uznane za administratora.

2020-07-28