Kiedy administrator może pobrać opłatę za udzielenie informacji osobie, której dane dotyczą?

W swojej praktyce inspektora ochrony danych napotykam na wątpliwości dotyczące pobierania opłaty od osób realizujących swoje uprawnienia z RODO. Czy administrator na podstawie art. 12 ust. 5 RODO może pobrać opłatę uwzględniającą administracyjne koszty udzielenia informacji w przypadku, kiedy żądania osoby, której dane dotyczą są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne? Czy opłata ta może być pobrana za czynności stricte administracyjne, tj. koszty pracy w postaci analizy żądania, przygotowania korespondencji?
Co do zasady za informacje podawane na podstawie art. 13 i 14 RODO oraz komunikację i działania podejmowane na mocy art. 15-22 i 34 RODO administrator nie może pobierać opłat. Wyjątek od tej zasady stanowią dwa przypadki, tj. kiedy żądania osoby, której dane dotyczą są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne (art. 12 ust. 5 RODO). Z sytuacjami takimi mamy do czynienia w szczególności ze względu na ustawiczny charakter żądania (np. osoba, której dane dotyczą wielokrotnie, w krótkich odstępach czasu zwraca się do administratora o przekazanie informacji na podstawie przepisów rozdziału III RODO).
Jeżeli administrator uzna, że przedstawione żądania są nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności z uwagi na ich ustawiczny charakter, wówczas może on podjąć działania i pobrać rozsądną opłatę albo odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.
W przypadku decyzji administratora o nałożeniu opłaty trzeba pamiętać, że opłata ta musi być „rozsądna” tj. stanowić odzwierciedlenie istotnie poniesionych przez administratora kosztów. Wysokość opłaty powinna uwzględniać administracyjne koszty podejmowanych działań (udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań).
W odniesieniu do pytania „czy przedmiotowa opłata może być pobierana za czynności stricte administracyjne, tj. koszty pracy w postaci analizy żądania, przygotowania korespondencji” informujemy, że jak najbardziej możliwe jest objęcie tych czynności opłatą. Jak wskazuje w komentarzu Joanna Łuczak „w większości przypadków to właśnie ten element, a nie wartość zużytych materiałów, będzie stanowił najistotniejszy składnik opłaty.”(Bielak-Jomaa Edyta (red.), Lubasz Dominik (red.), RODO. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Komentarz)
Skorzystanie przez administratora z przysługującego mu prawa do pobrania opłaty nie ogranicza się jedynie do kwestii wydania kolejnej kopii danych i może dotyczyć również np. nieuzasadnionego żądania sprostowania, ograniczenia, czy usunięcia danych. W przypadku, gdy administrator już wcześniej dokonał ww. działań, a podmiot dalej występuje z takim samym żądaniem może wówczas pobrać opłatę, która uwzględni koszty udzielenia odpowiedzi na nieuzasadniony wniosek pomiotu danych.
Należy mieć na uwadze, że pobierane przez administratora opłaty nie mogą służyć ograniczeniu praw osób, których dane dotyczą, a jedynie mają zapobiegać nadużywaniu przez nie praw.

2019-09-06