Czy wz. ze zmianą przepisów można udostępnić związkom zawod. informację o wys. składki członkowskiej

Z dniem 1 stycznia 2022 r. ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw wprowadzono możliwość odliczenia od dochodu składek członkowskich uiszczonych przez członka związku zawodowego. W przypadku składek potrącanych przez pracodawcę, dowodem wpłaty składek członkowskich na rzecz związku zawodowego jest oświadczenie organizacji związkowej o wysokości pochodzących od podatnika składek. Organizacje związkowe stoją na stanowisku, że aby wywiązać się z ciążącego na nich obowiązku, od 1 stycznia 2022 r. powinny prowadzić imienne ewidencje składek członkowskich wpłacanych na rzecz organizacji związkowej za pośrednictwem pracodawcy. Mając jednak na uwadze dotychczasowe stanowisko UODO (Newsletter, sierpień 2021 r.), powstały wątpliwości, czy w świetle ww. przepisów pracodawca na wniosek organizacji związkowej może przekazać informacje o wysokości składek związkowych za dany rok konkretnego pracownika w celach związanych z odliczeniem składki członkowskiej.

Stanowisko UODO zaprezentowane w Newsletterze dla IOD nr 8/2021 zostało przygotowane na podstawie obowiązujących wówczas przepisów prawa. Uprawnienie związku zawodowego do pozyskania od pracodawcy określonych informacji, niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, wynika z art. 28 ustawy o związkach zawodowych. Tak jak zostało wskazane w stanowisku, do niezbędnych informacji, o których mowa w art. 28, należy również zaliczyć to, czy dana osoba opłaciła składkę członkowską, czy też nie. W związku z tym pracodawca może przekazać do związku zawodowego listę wymienionych z imienia i nazwiska osób wraz z informacją, czy składka członkowska została odprowadzona.

Co zaś do udostępnienia informacji o wysokości odprowadzonej składki, to w ww. materiale wskazaliśmy, że istotny jest sposób jej ustalania. Jeżeli składka jest stała i jednakowa dla wszystkich członków, to pracodawca na żądanie związku zawodowego powinien przekazać mu listę zawierającą imię i nazwisko pracownika wraz z wysokością opłaconej składki. Jeśli jednak wysokość składki jest określana jako konkretny procent od wysokości wypłacanego wynagrodzenia, to jej ujawnienie może pośrednio doprowadzić do ujawnienia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika, a więc danych, do pozyskiwania których związek zawodowy nie jest uprawniony. W tej sytuacji podstawą uprawniającą pracodawcę do przekazania związkowi zawodowemu imienia i nazwiska pracownika wraz z wysokością odprowadzonej w jego imieniu składki, powinna być zgoda osoby, której dane dotyczą.

Ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw dokonano zmiany w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych poprzez wprowadzenie nowego odliczenia od dochodu, dotyczącego składek zapłaconych na rzecz związków zawodowych przez członków tych organizacji. Odliczeniu będą podlegać zapłacone w roku podatkowym składki członkowskie na rzecz związku zawodowego, udokumentowane dowodem wpłaty.

Jak wskazano w art. 26 ust. 7 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wysokość wydatków będzie ustalana na podstawie dowodu wpłaty, z którego wynikają co najmniej: dane identyfikujące członka związku zawodowego dokonującego wpłaty składek, organizacja związkowa, na rzecz której zapłacono składki, tytuł wpłaty i data oraz kwota składek, a w sytuacji gdy pracodawca pośredniczy w przekazywaniu składek członkowskich pomiędzy związkowcem a związkiem zawodowym – na podstawie oświadczenia organizacji związkowej o wysokości pochodzących od podatnika składek.

Przywołany wyżej przepis nie wprowadza obowiązku prowadzenia przez związki zawodowe imiennej ewidencji składek członkowskich wpłacanych na rzecz organizacji związkowej za pośrednictwem pracodawcy. Intencją prawodawcy było wprowadzenie możliwości odliczenia od dochodu składek uiszczanych przez związkowca (podatnika) na rzecz organizacji związkowej. Jest to uprawnienie podatnika, który może, ale nie musi z tego uprawnienia skorzystać.

Dlatego też obowiązek prawny nałożony na organizację związkową do wydania oświadczenia o wysokości pochodzącej od podatnika składki, ziści się wówczas, kiedy podatnik (związkowiec) zechce z tego rodzaju uprawnienia skorzystać oraz w sytuacji, gdy pracodawca pośredniczy w przekazywaniu składek członkowskich pomiędzy związkowcem a związkiem zawodowym. Wtedy to organizacja związkowa w celu realizacji nałożonego na nią obowiązku może pozyskać dane od pracodawcy w zakresie dotyczącym wysokości pochodzących od danego związkowca (podatnika) składek, o ile takich danych już nie posiada. W tym przypadku przetwarzanie danych (udostępnianie) przez pracodawcę odbywa się w związku z realizacją obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. b RODO.

2022-02-16