Logo biura

Infolinia Urzędu 606-950-000

Infolinia Urzędu 606-950-000

Czy pracodawca może pozyskiwać od pracownika informacje na temat powodów odejścia z pracy?

W celu podnoszenia jakości i poprawy warunków pracy oraz zaspokajania potrzeb pracowników w naszej firmie, przełożeni chcieliby mieć możliwość uzyskiwania od odchodzącego pracownika informacji na temat powodów jego decyzji. Na tej podstawie chcą zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Zastanawiamy się, czy dopuszczalne jest pozyskiwanie takich informacji od pracownika oraz czy przetwarzanie takich danych pracowników można oprzeć na przesłance z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

W przedstawionej sytuacji w pierwszej kolejności należy odwołać się do przepisów Kodeksu pracy, ponieważ wskazują one, jakie informacje i w jakich celach pracodawca może pozyskiwać od pracownika. Zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko; datę urodzenia; dane kontaktowe wskazane przez taką osobę; wykształcenie; kwalifikacje zawodowe; przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Natomiast zgodnie z art. 221 § 3, pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących: adres zamieszkania; numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość; inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy; wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie; numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Natomiast zgodnie z art. 221 § 4 Kodeksu pracy pracodawca może żądać podania innych danych osobowych pracownika niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Obowiązek taki może wynikać zarówno z przepisów Kodeksu pracy, jak i z odrębnych przepisów prawnych. Przykładem takiej sytuacji może być przekazanie danych kontaktowych, np. prywatnego adresu e-mail i numeru prywatnego telefonu, w związku z obowiązkiem zawarcia umowy o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych z wybraną instytucją finansową. Pracodawca ma bowiem obowiązek prawny, wynikający z ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, przekazania danych osobowych m.in. w postaci adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu od pracownika bez wyrażenia jego zgody do wybranej instytucji finansowej, o ile pracownik takie dane mu udostępni.

W Kodeksie pracy uregulowane są również przypadki, gdy zgoda kandydata do pracy lub pracownika pozwala na przetwarzanie innych danych niż wymienione w przepisach Kodeksu pracy, z wyłączeniem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych (art. 10 RODO). Należy jednak pamiętać, że zgoda taka musi odpowiadać wszystkim wymaganiom przewidzianym zarówno w RODO, jak i w przepisach Kodeksu pracy. W szczególności należy mieć na uwadze, że pracownik ma prawo w dowolnym momencie udzieloną zgodę wycofać. Ponadto brak zgody, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę (221a § 2 Kodeksu pracy).

Warto też przypomnieć , że zgoda pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (np. danych dotyczących zdrowia) wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy pracownika (art. 221b § 1 Kodeksu pracy).

Odnosząc się natomiast do możliwości powołania się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO wskazać należy, że przyjęcie tej przesłanki jako podstawy pozyskiwania od pracowników informacji dotyczących „obiektywnych powodów rozwiązania stosunku pracy” wymagałoby wnikliwego rozważenia.

Zwrócić należy uwagę, że pozyskiwane od pracowników informacje mają dotyczyć powodów rozwiązania stosunku pracy, zatem powody te mogą być bardzo różne i nie można wykluczyć, że czasami będą one dotyczyć względów pozazawodowych, a zatem dotykać bezpośrednio lub pośrednio sfery życia osobistego pracownika, np. stanu zdrowia. Natomiast ww. przesłanka może być podstawą do przetwarzania wyłącznie tzw. danych osobowych zwykłych.

Ponadto w opinii 2/2017 na temat przetwarzania danych w miejscu pracy (link: https://uodo.gov.pl/pl/10/10) Grupa Robocza Art. 29 wskazała, że niekiedy pracodawcy mogą powołać się na uzasadniony interes, wskazując go jako podstawę prawną podejmowanych działań, pod warunkiem że przetwarzanie danych jest bezwzględnie konieczne ze względów prawnych i zgodne z zasadami proporcjonalności i pomocniczości.

A zatem administrator, który zamierza przetwarzać dane osobowe (w tym dane osobowe pracowników) powinien kierować się zasadą minimalizacji (art. 5 ust.1 lit. c RODO), czyli gromadzić tylko takiego rodzaju dane i tylko o takiej treści, które są niezbędne ze względu na cel zbierania danych. Ponadto, jak wskazano w motywie 39 RODO, dane osobowe powinny być przetwarzane wyłącznie w takich przypadkach, gdy celu przetwarzania nie można w rozsądny sposób osiągnąć innymi sposobami. Wobec tego administrator zanim podejmie decyzję o przetwarzaniu danych osobowych, powinien dokonać oceny, czy dane osobowe rzeczywiście są konieczne do osiągnięcia celu, czy nie istnieją inne, mniej inwazyjne, sposoby jego osiągniecia. Przetwarzanie danych w zakresie zbędnym dla osiągnięcia celu będzie sprzeczne z RODO.

Zastosowanie przesłanki z art. 6 ust. 1 lit. f RODO wymaga dokonania wcześniejszej starannej oceny, czy wskazane w tej przesłance kumulatywne warunki zostały spełnione. Zgodnie art. 6 ust. 1 lit. f RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy - i w takim zakresie, w jakim - przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Po pierwsze należy ocenić, czy w konkretnej sytuacji występuje prawnie uzasadniony interes, który jest realizowany przez administratora lub przez stronę trzecią. Po drugie, niezbędna jest weryfikacja, czy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne dla realizacji celu wynikającego z prawnie uzasadnionych interesów. Następnie należy ocenić, czy nie jest spełniona przesłanka o charakterze negatywnym w postaci występowania w danym stanie faktycznym interesów lub podstawowych praw i wolności podmiotu danych, które mają charakter nadrzędny wobec prawnie uzasadnionych interesów administratora lub strony trzeciej. W przypadku spełnienia tego warunku nie będzie można powołać się na przepis art. 6 ust. 1 lit. f jako uzasadnienie dla przetwarzania danych osobowych. Stosowanie tej negatywnej przesłanki polega w istocie na wyważeniu dwóch dóbr chronionych prawem, tj. prawnie uzasadnionego interesu administratora lub strony trzeciej z jednej strony i interesów, podstawowych praw oraz wolności podmiotu danych z drugiej.

Zatem aby można było oprzeć się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO jako podstawie prawnej przetwarzania, należałoby przeprowadzić ważenie ww. interesów, nazywane też testem równowagi.

Na potrzebę przeprowadzenia takiego testu przed rozpoczęciem przetwarzania oraz udostępnienia jego wyników osobom, których dane dotyczą, wskazuje również Grupa Robocza Art. 29 w Wytycznych w sprawie przejrzystości na podstawie rozporządzenia 2016/679 (WP 260) dostępnych pod linkiem https://uodo.gov.pl/pl/3/1343. W Wytycznych tych wskazano m.in., że w ramach najlepszej praktyki administrator może również przedstawić osobie, której dane dotyczą, informacje uzyskane w wyniku testu równowagi, który należy przeprowadzić, aby można było oprzeć się na art. 6 ust. 1 lit. f jako podstawie prawnej przetwarzania, zanim jakiekolwiek dane osobowe osoby, której dane dotyczą, zostaną zebrane. (…) Jest to istotne dla skutecznej przejrzystości w przypadku gdy osoby, których dane dotyczą, mają wątpliwości, czy test równowagi przeprowadzono rzetelnie lub chcą złożyć skargę do organu nadzorczego.

Również w Wytycznych 4/2019 w sprawie uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania oraz domyślnej ochrony danych z artykułu 25 (dostępnych pod linkiem https://uodo.gov.pl/pl/414/1331) Europejska Rada Ochrony Danych wskazała, że wprzypadku gdy uzasadnione interesy stanowią podstawę prawną, administrator musi przeprowadzić ważenie interesów, ze szczególnym uwzględnieniem nierównowagi władzy, w szczególności dzieci poniżej 18 roku życia i innych grup znajdujących się w trudnej sytuacji.

Wskazówki, w jaki sposób należy przeprowadzić test równowagi, znaleźć można m.in. w Opinii 06/2014 w sprawie pojęcia uzasadnionych interesów administratora danych zawartego w art. 7 dyrektywy 95/46/WE (link: https://archiwum.giodo.gov.pl/pl/1520203/7813).

2021-12-06 Metadane artykułu
Podmiot udostępniający: Departament Orzecznictwa i Legislacji
Wytworzył informację: Monika Młotkiewicz 2021-12-06
Wprowadził‚ informację: Edyta Madziar 2021-12-06 11:12:44
Ostatnio modyfikował: Edyta Madziar 2021-12-06 11:09:09