Czy broker ubezpieczeniowy ma status administratora?

Przedmiotem umowy urzędu z brokerem jest wykonywanie stałego pośrednictwa ubezpieczeniowego w zakresie ubezpieczeń osobowych oraz ubezpieczeń majątkowych oraz gwarancji ubezpieczeniowych. W tym celu broker otrzymuje od urzędu:

- dane pracowników urzędu niezbędne w celu ubezpieczenia pracowników podczas zagranicznych delegacji służbowych,

- dane kierującego (pracownika urzędu) w przypadku szkody komunikacyjnej,

- dane osób, które ulegną wypadkowi na terenie miasta w ramach realizacji odszkodowań,

- wszelkie dane niezbędne do ubezpieczeń majątkowych.

Czy w takiej sytuacji należy uznać, że broker, który działa na podstawie własnych, sektorowych przepisów prawa, jest odrębnym administratorem, czy jednak należy zawrzeć z nim umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych?

Broker ubezpieczeniowy jest osobą pośrednicząca między klientem a firmą ubezpieczeniową. Działając na rzecz swoich klientów, wykonuje działalność na zasadach i w sposób określony przepisami prawa, przede wszystkim ustawą z dnia 15 grudnia 2017 r. o dystrybucji ubezpieczeń. Dlatego rozstrzygając, jaki status przysługuje temu podmiotowi w świetle przepisów o ochronie danych osobowych, należy odwołać się do przepisów określających zasady i sposób prowadzenia działalności przez brokerów ubezpieczeniowych (na analogiczne podejście wskazujemy w odpowiedzi na pytanie: Czy biegli rewidenci mają status administratora w związku ze świadczeniem swoich usług?)

Zgodnie z art. 4 ust. 4 ww. ustawy broker ubezpieczeniowy, w ramach prowadzonej działalności brokerskiej, wykonuje czynności w zakresie dystrybucji ubezpieczeń w imieniu lub na rzecz klienta, zwane dalej „czynnościami brokerskimi w zakresie ubezpieczeń”.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 powyższej ustawy dystrybucja ubezpieczeń oznacza działalność wykonywaną wyłącznie przez dystrybutora ubezpieczeń (tj. zakład ubezpieczeń, agenta ubezpieczeniowego, agenta oferującego ubezpieczenia uzupełniające lub brokera ubezpieczeniowego) polegającą na:

1) doradzaniu, proponowaniu lub wykonywaniu innych czynności przygotowawczych zmierzających do zawarcia umów ubezpieczenia lub umów gwarancji ubezpieczeniowych;

2) zawieraniu umów ubezpieczenia lub umów gwarancji ubezpieczeniowych w imieniu zakładu ubezpieczeń, w imieniu lub na rzecz klienta albo bezpośrednio przez zakład ubezpieczeń;

3) udzielaniu pomocy przez pośrednika ubezpieczeniowego (tj. agenta ubezpieczeniowego, agenta oferującego ubezpieczenia uzupełniające, brokera ubezpieczeniowego oraz brokera reasekuracyjnego, którzy wykonują dystrybucje ubezpieczeń albo dystrybucję reasekuracji za wynagrodzeniem) w administrowaniu umowami ubezpieczenia lub umowami gwarancji ubezpieczeniowych i ich wykonywaniu, także w sprawach o odszkodowanie lub świadczenie.

Zgodnie z art. 27 ust. 1 i 2 ustawy o dystrybucji ubezpieczeń klient udziela brokerowi ubezpieczeniowemu, w formie pisemnej, pełnomocnictwa do wykonywania czynności brokerskich w zakresie ubezpieczeń w imieniu klienta, broker natomiast udostępnia zakładowi ubezpieczeń przy pierwszej czynności należącej do czynności brokerskich w zakresie ubezpieczeń ten dokument pełnomocnictwa. Zatem broker działa w imieniu i na rzecz swojego klienta na podstawie udzielonego pełnomocnictwa, ale - na co warto zwrócić uwagę - mandat ten nie jest nakierowany na przetwarzanie danych osobowych.

Stosownie do treści art. 32 ust.3 ww. ustawy broker ubezpieczeniowy:

1) zachowuje w tajemnicy informacje uzyskane w związku z wykonywaniem czynności brokerskichw zakresie ubezpieczeń, przy czym obowiązek ten ciąży na brokerze ubezpieczeniowym również po rozwiązaniu stosunku umownego ze zleceniodawcą;

2) okazuje zakładowi ubezpieczeń i klientowi na każde żądanie zezwolenie na wykonywanie działalności brokerskiej w zakresie ubezpieczeń;

3) prowadzi rejestr skarg i reklamacji;

4) przechowuje dokumentację dotyczącą wykonywanej działalności brokerskiej w zakresie ubezpieczeń, w szczególności pełnomocnictwa do wykonywania czynności brokerskich w zakresie ubezpieczeń w imieniu klienta oraz dokumenty dotyczące wynagrodzenia brokera, przez okres 10 lat od dnia zakończenia współpracy z klientem.

Powyższe przepisy określają zadania i obowiązki brokera ubezpieczeniowego oraz zasady świadczenia usług na rzecz klientów. Czynności brokera na rzecz klienta mogą polegać na wykonywaniu wszystkich albo tylko niektórych czynności w zakresie dystrybucji ubezpieczeń, np. na zebraniu i analizie dostępnych na rynku wariantów ubezpieczenia, doradztwie, zgłaszaniu i likwidacji roszczeń, układaniu się z zakładami ubezpieczeń co do wysokości świadczeń związanych z konkretnymi roszczeniami.

Zgodnie z przedstawionymi w pytaniu informacjami, przedmiotem umowy z brokerem jest prowadzenie serwisu brokerskiego polegającego na wykonywaniu stałego pośrednictwa ubezpieczeniowego w zakresie ubezpieczeń osobowych oraz ubezpieczeń majątkowych oraz gwarancji ubezpieczeniowych na rzecz zleceniodawcy, tj. gminy/urzędu. Takie czynności objęte są katalogiem zadań wskazanych w art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy o dystrybucji ubezpieczeń (udzielanie pomocy przez brokera w wykonywaniu umowy, także w sprawach o odszkodowanie lub świadczenie), co przemawiałoby za traktowaniem brokera - w zakresie przetwarzania danych osobowych w opisanym celu - jako administratora tych danych. Taki status brokera wynika również z innych obowiązków brokera określonych w przepisach powołanej ustawy, tj. obowiązek zachowania informacji w tajemnicy czy przechowywania dokumentacji dotyczącej wykonywanej działalności brokerskiej.

2021-09-06