Czy wobec osób z władz związku zawodowego trzeba spełniać obowiązek informacyjny?

Urząd Ochrony Danych Osobowych stoi na stanowisku, że osoby fizyczne pełniące funkcje członków organów osoby prawnej, których dane ujawnione są w KRS, należy odmiennie traktować niż dane o osobach prawnych. W konsekwencji dane członków zarządu reprezentujących osobę prawną, którzy są możliwymi do zidentyfikowania osobami fizycznymi, będą danymi osobowymi podlegającymi ochronie RODO. Czy zatem słuszne będzie przyjęcie analogicznego stanowiska w stosunku do osób wskazanych pracodawcy na podstawie art. 32 ustawy o związkach zawodowych, tj. członków zarządu i byłych członków zarządu związku zawodowego? Czy należy wypełnić wobec nich obowiązek informacyjny z art. 13 lub 14 RODO? Jaka jest prawidłowa podstawa prawna przetwarzania tego typu danych osobowych przez pracodawcę? Czy może mieć miejsce sytuacja, w której za podstawę uprawniającą pracodawcę do przetwarzania danych dotyczących przynależności do związków zawodowych można uznać przesłankę określoną w art. 9 ust. 2 lit. e RODO (np. gdy to związki zawodowe przekażą pracodawcy dane, o których mowa w art. 32 ustawy o związkach zawodowych)?

Dane osób fizycznych pełniących funkcje członków zarządu związku zawodowego są danymi osobowymi w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych. Wobec tego administrator jest zobligowany do wypełnienia w stosunku do takich osób obowiązku informacyjnego określonego w art. 13 lub art. 14 RODO, chyba że zachodzi jedna z przesłanek zwalniających go z tego obowiązku. Jedną z takich sytuacji jest przypadek, w którym pozyskiwanie lub ujawnianie danych jest wyraźnie uregulowane prawem państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą (art. 14 ust. 5 lit c RODO).

Jeśli zaś chodzi o podstawę prawną uprawniającą pracodawcę do przetwarzania danych osobowych członków zarządu organizacji związkowej, w tym danych szczególnej kategorii, ujawniających przynależność do związków zawodowych, to będzie nią właściwa przesłanka z art. 9 RODO w połączeniu z przepisem szczególnym dotyczącym funkcjonowania związków zawodowych. Zasady współdziałania pracodawcy ze związkami zawodowymi określają przepisy ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych

Zgodnie z art. 32 ust. 9² wskazanej ustawy, zarząd zakładowej organizacji związkowej lub komitet założycielski zakładowej organizacji związkowej wskazują pracodawcy na piśmie osoby, których stosunek prawny podlega ochronie, o której mowa w ust. 1, poprzez podanie imienia i nazwiska tych osób, a także czasu trwania ochrony. Zmiany we wskazaniu są dokonywane przez zarząd lub komitet założycielski zakładowej organizacji związkowej na piśmie w terminie 7 dni od dnia zaistnienia zmiany.

W tej sytuacji zasadne będzie przyjęcie jako podstawy prawnej do przetwarzania przez pracodawcę ww. danych przesłanki wskazanej w art. 9 ust. 2 lit. b RODO, zgodnie z którą przetwarzanie danych szczególnej kategorii, w tym przypadku danych ujawniających przynależność do związku zawodowego, jest dopuszczalne, gdy jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii Europejskiej lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

W literaturze wskazuje się, że „według prawa polskiego przynależnością do związków zawodowych mogą legitymować się pracownicy (bez względu na podstawę stosunku pracy), członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych, osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej (o ile nie są one pracodawcami), emeryci i renciści, bezrobotni w rozumieniu przepisów o zatrudnieniu, osoby skierowane do zakładów pracy w celu odbycia służby zastępczej, jak również funkcjonariusze Policji, Straży Granicznej i Służby Więziennej oraz strażacy Państwowej Straży Pożarnej (art. 2 ustawy o związkach zawodowych). Sam zaś związek zawodowy to dobrowolna i samorządna organizacja ludzi pracy, powołana do reprezentowania i obrony ich praw, interesów zawodowych i socjalnych (art. 1 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych). Z uwagi na powyższy zakres podmiotowy omawiana kategoria danych może dotyczyć wyłącznie osób związanych ze sferą zatrudnienia.”^[1]

Wobec powyższego przetwarzanie przez pracodawcę danych ww. osób w celach określonych w powyższym przepisie ustawy o związkach zawodowych można uznać za „niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy”. A zatem podstawę do przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych ujawniających przynależność do związków zawodowych członków zarządu tego związku w celu realizacji zadań wynikających z ustawy o związkach zawodowych stanowić będzieart. 9 ust. 2 lit. b RODO wraz z właściwym przepisem ustawy o związkach zawodowych.

Co zaś do tego, czy w sytuacji, gdy to związki zawodowe przekażą pracodawcy dane, o których mowa w art. 32 ustawy o związkach zawodowych, można uznać, że przesłanką uprawniającą do ich przetwarzania jest art. 9 ust. 2 lit. e RODO (zgodnie z którym przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych jest dopuszczalne, jeśli dane te zostały w sposób oczywisty upublicznione przez osobę, której dane dotyczą), to wskazać należy, że jeżeli uprawnienie do przetwarzania (w tym udostępniania lub pozyskiwania) danych osobowych wynika z przepisów prawa, nie ma potrzeby wskazywania innych podstaw prawnych.

2021-04-02