Czy związek zawodowy może mieć dostęp do danych z wniosków o przyznanie świadczeń z ZFŚS?

Uprzejmie proszę o wskazanie, czy art. 27 ust. 2 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych stanowi podstawę prawną do udostępnienia przedstawicielom związków zawodowych danych osobowych zawartych we wnioskach o przyznanie świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

W szkole nie funkcjonuje komisja socjalna, w związku z czym wnioski składane są bezpośrednio do dyrektora szkoły. Przedmiotowe wnioski zawierają dane osobowe osób uprawnionych (w tym pracowników i byłych pracowników) i ich rodzin. Przyznawanie świadczeń jest dokonywane w uzgodnieniu z organizacją związkową. Jednak mając na uwadze, iż w procesie przyznawania świadczeń z ZFŚS dochodzi do przetwarzania danych również tych osób, które nie są członkami związku zawodowego, zachodzi wątpliwość, czy na gruncie przywołanego powyżej przepisu, dopuszczalne jest udostępnienie danych osobowych organizacji związkowej.

Jeżeli przepisy prawa – w tym ustawy o związkach zawodowych – nie wskazują wprost na kompetencje związków zawodowych w określonej materii, to takiego uprawnienia nie można domniemywać. Ponadto związek zawodowy nie może żądać udostępnienia danych, gdy jest w stanie zrealizować swoje uprawnienia w inny sposób.

Zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 1-4 ustawy o związkach zawodowych, pracodawca jest obowiązany udzielić na wniosek zakładowej organizacji związkowej informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, w szczególności informacji dotyczących: warunków pracy i zasad wynagradzania; działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy związanych z zatrudnieniem oraz przewidywanych w tym zakresie zmian; stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia; działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.

Warto wskazać na wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie (II SA/Wa 1217/15), w uzasadnieniu którego wskazano, że: „przepisy art. 10, art. 251 ust. 2, art. 28 i art. 30 ustawy o związkach zawodowych (...) uprawniają ten Związek (jak i każdy związek zawodowy) do posiadania informacji o wykonywaniu przez członków obowiązku, jakim jest uiszczanie składek związkowych. Prawa tego nie można ograniczyć (...) jedynie do informacji zbiorczej o wpływie łącznej kwoty w danym miesiącu z tytułu składek członkowskich. Bowiem prawo Związku to nie tylko prawo do wiedzy o ogólnym bilansie wpływu składek na konto Związku w danym miesiącu,(...), ale także prawo do informacji, którzy konkretnie członkowie obowiązek uregulowania składki wykonali. (...) praktyka (...) przedstawienia imiennego zestawiania wpłat w odnotowanym przy nazwisku członka wysokością wpłaty w niczym nie narusza tajemnicy uzyskiwanych przez tego członka wynagrodzenia, albowiem wysokość składki członkowskiej nie jest pochodną od wysokości wynagrodzenia, ale jest stała (10 złotych od członka – pracownika i 1 zł od członka – emeryta). "

Ponadto istotne wskazówki znajdują się w Uchwale Sądu Najwyższego 7 sędziów z dnia 16 lipca 1993 r. I PZP 28/93. W orzeczeniu tym wskazano, że zawarte w art. 8, 23 ust. 1 i art. 26 pkt 3 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych uprawnienie do kontrolowania przez związki zawodowe przestrzegania prawa pracy oznacza także uprawnienie do kontrolowania wysokości wynagrodzeń pracowników; nie oznacza natomiast uprawnienia do żądania od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego zgody. Ponadto podkreślono, że ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego.

Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych, ustalanie zasad wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Również przyznawanie świadczeń z funduszu, o którym mowa w ust. 1, jest dokonywane w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową (art. 27 ust. 2 ).

Ponadto art. 27 ust. 2 ustawy o związkach zawodowych nie stanowi podstawy prawnej do udostępnienia przez pracodawcę przedstawicielom związków zawodowych danych osobowych zawartych we wnioskach o przyznanie świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych stanowi, że zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS, z uwzględnieniem ust. 1-1b, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. Z przepisem tym koresponduje art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, zgodnie z którym ustalanie zasad wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Choć więc w art. 27 ust. 2 ustawy o związkach zawodowych mowa jest o uzgadnianiu z zakładową organizacją związkową przyznawania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to uzgodnienia te obejmują konkretne mechanizmy i kryteria dystrybucji świadczeń socjalnych wśród pracowników. Nie wydaje się zatem uzasadniona taka wykładnia art. 27 ust. 2 ustawy o związkach zawodowych, zgodnie z którą należy uzgadniać z zakładową organizacją związkową każdą indywidualną kwestię dotyczącą świadczeń socjalnych przyznawanych konkretnemu pracownikowi {Daniel Książek [w:] Krzysztof Wojciech Baran (red.), Daniel Książek, Mariusz Lekston, Jan Piątkowski, Iwona Sierocka, Artur Tomanek Zbiorowe prawo zatrudnienia. Komentarz, komentarz do art. 27 ustawy o związkach zawodowych].

W przypadku, kiedy u pracodawcy funkcjonuje komisja socjalna, to „w celu prawidłowej realizacji zadań nałożonych na komisję, powinna ona mieć w swoim składzie pracodawcę lub jego przedstawiciela, przedstawiciela pracowników i przedstawiciela związków zawodowych." (Barbara Tomaszewska Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Komentarz, komentarz do art. 8). Jeżeli w komisji socjalnej rozpatrującej wnioski pracowników o przyznanie świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zasiada przedstawiciel związków zawodowych, to przedstawiciel ten będzie miał dostęp do danych osobowych zawartych w poszczególnych wnioskach, jest jednak zobowiązany do zachowania tajemnicy (art. 8 ust. 1b zdanie drugie ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

Informacje dotyczące relacji pracodawcy ze związkami zawodowymi można znaleźć również w materiale UODO: „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”, w rozdziale 4.2.1 Przetwarzanie danych osobowych pracowników w ramach relacji pracodawcy z organizacją związkową — dostępnym pod linkiem https://uodo.gov.pl/pl/220/545 ).

2020-08-10