Czy przekazanie dokumentacji do fumigacji powoduje konieczność zawarcia umowy powierzenia?

Czy w przypadku przekazania do odkażania (fumigacji) pudeł zawierających dokumenty (pudła są zamknięte, zapieczętowane i nie są na żadnym etapie odkażania otwierane przez pracowników zleceniobiorcy) należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych? Dokumenty zawarte w pudłach mogą, ale nie muszą zawierać danych osobowych. W mojej ocenie odkażanie dokumentów jest czynnością techniczną, nie jest to czynność dokonywana na danych, a na pudłach zawierających bliżej nieokreślone dokumenty i w związku z tym ww. umowa nie jest potrzebna. Sytuację tę można porównać do przekazywania przesyłek poczcie w celu ich dostarczenia - wtedy przecież również nie ma potrzeby zawierania umowy powierzenia. Czy moja ocena jest prawidłowa?

Powierzenie przetwarzania danych osobowych będzie uzasadnione w sytuacji, jeśli administrator danych - w celu skorzystania z usługi fumigacji - przekazuje dokumenty zawierające dane osobowe, niezależnie od tego, czy dokumenty te są zapakowane w kartony. Powierzenie przetwarzania danych jest bowiem wówczas uzasadnieniem prawnym dla przekazania danych innemu, zewnętrznemu podmiotowi, a jednocześnie instrumentem służącym zapewnieniu przez administratora kontroli nad przetwarzanymi danymi osobowymi i ich bezpieczeństwem. Z drugiej strony podmiot przetwarzający zobowiązany zostaje do odpowiedniego zabezpieczenia danych, które otrzymuje od administratora (zabezpieczenia danych przed ujawnieniem, zniszczeniem, utratą danych osobowych czy nieautoryzowaną modyfikacją).

Inaczej jest natomiast w przypadku przetwarzania danych osobowych przez operatorów pocztowych. Poczta Polska i inni operatorzy pocztowi w związku z wykonywaniem usług pocztowych są administratorami danych osobowych nadawców i adresatów przesyłek, a jednocześnie odpowiadają za bezpieczeństwo przesyłek (i zawartych w nich danych osobowych) w ramach należytego wykonywania usług pocztowych oraz przestrzegania zasad i obowiązków określonych w Prawie pocztowym. Zgodnie z przepisami Prawa pocztowego operatorzy pocztowi zobowiązani są do ochrony tajemnicy pocztowej, która obejmuje informacje przekazywane w przesyłkach pocztowych. Mają obowiązek zachowania należytej staranności w zakresie uzasadnionym względami technicznymi lub ekonomicznymi przy zabezpieczaniu urządzeń i obiektów wykorzystywanych przy świadczeniu usług pocztowych oraz zbiorów danych przed ujawnieniem tajemnicy pocztowej (art. 41 ust. 6 tej ustawy).

2020-03-24