Wyznaczenie IOD na podstawie ustawy wdrażającej dyrektywę policyjną (DODO)

Większość podmiotów podlegających ustawie z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości było zobowiązanych od 25 maja 2018 r. do wyznaczenia inspektora ochrony danych (IOD) na podstawie RODO. Wskazuje na to - odnoszący się do organów i podmiotów publicznych – art. 37 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

Co prawda RODO nie ma zastosowania do przetwarzania danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych lub wykonywania kar, w tym ochrony przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa publicznego i zapobiegania takim zagrożeniom, jednak ze względu na przetwarzanie przez te organy i podmioty publiczne danych osobowych w innych celach, np. realizacji zadań pracodawców, były one zobowiązane do wyznaczenia IOD już na gruncie RODO.

Dlatego też w związku z ww. ustawą z dnia 14 grudnia 2018 r. wdrażającą dyrektywę 2016/680, która obowiązuje od 6 lutego 2019 r., w większości przypadków administratorzy danych nie musieli wyznaczać nowego IOD. Wymóg ten mieli zaś ci, którzy wcześniej nie wyznaczyli inspektora.

Jakie podmioty zobowiązane są do wyznaczenia IOD na podstawie ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości?

Podmiotami zobowiązanymi do wyznaczenia IOD na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości są przede wszystkim: sądy, prokuratury, Policja, Straż Graniczna, Służba Więzienna, Żandarmeria Wojskowa, Służba Ochrony Państwa. Obowiązek ten mają również Generalny Inspektor Informacji Finansowej, Krajowa Administracja Skarbowa. Także komendanci straży gminnej i miejskiej musza wyznaczyć IOD, niezależnie od tego, czy są oni umiejscowieni w strukturze urzędu gminy czy nie. Ponadto wymóg wyznaczenia inspektora spoczywa także na się Głównym Inspektorem Transportu Drogowego, Straży Ochrony Kolei, Ministerstwie Środowiska, Głównym Inspektorze Ochrony Środowiska, Straży Rybackiej, Głównym Inspektorze Straży Leśnej, Państwowej Straży Łowieckiej, Urzędzie Żeglugi Śródlądowej, urzędach morskich, Państwowej Inspekcji Sanitarnej, Państwowej  Straży Pożarnej, Inspektorze Nadzoru Wewnętrznego (MSWiA). Nowe regulacje określają, że podmioty odpowiedzialne za bezpieczeństwo imprez masowych oraz przewoźnicy lotniczy również są w grupie administratorów, którzy muszą powołać IOD.

Sposób i termin zawiadomienia Prezesa UODO o wyznaczeniu IOD

Zgodnie z art. 46 ust. 9 ustawy z 14 grudnia 2018 r. zawiadomienie sporządza się w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym ePUAP osoby uprawnionej do reprezentowania administratora. Więcej informacji o tym, jak można uzyskać profil zaufany ePUAP można znaleźć pod następującym linkiem https://pz.gov.pl/pz/index.

W zawiadomieniu należy podać imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej lub numer telefonu inspektora ochrony danych. Warto skorzystać z właściwego formularza elektronicznego dostępnego na stronie www.uodo.gov.pl. (więcej informacji w odpowiedzi na pytanie: Jaki formularz zawiadomienia wybrać?)

Zawiadomienie należy złożyć w terminie 14 dni od dnia wyznaczenia. Ten sam termin dotyczy zawiadomienia o każdej zmianie w zakresie danych (czyli imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej lub numer telefonu inspektora ochrony danych oraz nazwy i adresu podmiotu, który wyznaczył IOD) oraz o odwołaniu inspektora ochrony danych (termin liczy się od dnia zaistnienia zmiany lub odwołania).

Zawiadomienie może zostać dokonane przez pełnomocnika. Do zawiadomienia dołącza się pełnomocnictwo udzielone w formie elektronicznej (więcej informacji znaleźć można w odpowiedziach na pytania dotyczących zgłaszania IOD przez pełnomocnika).

Zastępca IOD

Ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości przewiduje możliwość wyznaczenia osoby zastępującej inspektora ochrony danych w czasie jego nieobecności (art. 46 ust. 4). W przypadku zawiadamiania Prezesa UODO o zastępcy IOD, należy postąpić w sposób opisany powyżej, wybierając jeden z formularzy dotyczących zastępcy IOD (więcej w odpowiedzi na pytanie: Jaki formularz zawiadomienia wybrać?).

2022-04-08